基本要求：

干部档案工作要认真贯彻执行中央组织部《关于加强干部档案工作的意见》和《干部档案工作条例》，严格保密和管理制度，及时收集补充材料，健全借阅、转递手续，确保档案的安全。

主要程序：

一、接收

（一）对属组织部管理范围干部的档案，主动接收。

（二）新送来的干部档案，首先在收文簿上登记，并在干部档案名册簿上，详细登记基本情况。

（三）按专门办法编号，在干部档案袋上写上与名册上相同的编码，对号入库装柜，按顺序排列整齐。

（四）新进干部档案数据信息要及时输入计算机，按照计算机管理要求逐项录入。

二、存放保管

（一）严格按照干部的管理范围保管干部档案。

（二）确保安全、保密，库房内保持整洁。经常检查防盗、防火、防晒、防潮、防蛀措施是否落实，并尽可能改善保管条件，采用先进技术管理档案。非档案室工作人员，严禁进入库房。

（三）建立健全保管制度，做到有章可循。所管的干部档案要登记造册，定期核对，做到档案、名册号码相符。每半年核对一次档案顺序号，发现错编、错放要及时纠正。每年要大检查一次，按名册全面核对，发现档案缺少，要及时查找归库。

三、查阅借用

外来单位查阅（非组织部门介绍），要从严控制。凡查阅干部档案，单位应派2名中共正式党员干部，凭其单位主管领导签具意见、盖党委（党组）印章的查阅干部档案登记表，经请示领导后办理。

查阅完毕后，在《外来单位查阅档案登记簿》上登记。干部档案原则上不借出，经部领导批准借出的，由借用人在《借出干部档案登记簿》上登记签名，并按规定，限期退还，并登记退还日期。

查阅外单位干部档案的，应由部长签字批准，查阅本部人员档案的，应经组织部领导同意。

本校单位或个人因工作需要查阅所管档案的应经部领导同意，须在每周五来查阅并登记。

四、转递档案

（一）因工作调动、任免审批、出国政审、上级调审等需转出干部档案，必须在问清转出的去向、理由后一周内办理完毕。

（二）填写《干部档案转递通知单》，详细写明转出原因，注明档案袋数，在发文簿上登记，严密包封，专人发送。

（三）及时收回回执。如一个月未见回执退回，要及时去电话或去函催问，以防丢失。回执退回后，贴在转递通知单存根下。

五、收集补充

（一）通过有关部门，经常收集补充干部任免、审查、考核、晋升技术职称、学位、调整工资级别、学员鉴定、党团材料、干部履历表、后备干部登记表、自传、出国人员登记表和鉴定以及奖励、处分的结论、批复、旁证、本人检查交代等方面的材料。准确、全面地反映干部的历史，以及德才、能力和专长等情况。

（二）收到归档材料时，需在收文簿上登记，并认真进行鉴别。若材料完整，手续完备（有组织审查盖章或本人签字），要在一星期内归入档案。对归档材料中，如发现涂改、人为污损等，一般应拒收，或在归档表中注明后收集归档。

六、回复调查

（一）对个人来函、来人调查有关干部某些方面情况的，要按组通字[1985]4号文件《关于个人不得私自索取证明材料的通知》的规定，向双方做好解释工作。

（二）凡因入团、入党、入学、升学、参军、参加工作要了解其亲属政历，按1979年中央四个部联合通知中《关于调查证明材料的规定》的要求，由有关档案管理人员根据对方提出的提纲、查阅档案，摘抄有关部分函复。

（三）对调查干部入党、受处分、撤销处分问题，以及干部本人成份、家庭出身、经济状况、历史上曾否参加反动党团、会道门及其他反动组织等等，要视问题轻重缓急，灵活处理。有些可直接提供档案查阅（如公安部门查对笔迹），有些由档案管理人员摘录提供。

（四）回复来人来函调查的材料，送领导审阅签发，在发文簿上登记后，原则上不准交给来人自带。